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Rubens Bessan
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Maio 09, 2019

Desafios do RH e a adoção da Tecnologia de ECM (Enterprise Content Management)

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A crescente mudança e modernização na gestão de empresas vem fazendo com que o setor de Recursos Humanos também se reinvente. A área, inclusive, já faz parte das decisões estratégicas em muitas organizações.

 

Porém, apesar das boas notícias para os profissionais, o RH ainda enfrenta uma série de desafios. Entre eles estão a alta burocracia e o baixo uso de recursos tecnológicos que podem ajudar a superá-los.

Nesse cenário, uma solução que  pode otimizar de forma significativa as operações dos Recursos Humanos, é a tecnologia de ECM (Enterprise Content Management) da TIVIT.

Desburocratização do RH: um desafio a ser superado

Por mais que os Recursos Humanos tenham atingido o status de setor estratégico, em muitas organizações ainda faltam ferramentas para que isso seja, de fato, colocado em prática.

 

Hoje os recursos tecnológicos auxiliam na desburocratização do setor, resolvendo problemas de organização, volume e segurança de documentos físicos por meio da digitalização.

Isso se torna cada vez mais essencial à medida em que uma empresa evolui e busca um crescimento saudável.

 

Quer saber se o seu RH está precisando modernizar processos para colaborar de forma mais efetiva com a gestão de desempenho dos colaboradores e, consequentemente, com o sucesso da organização?

Então confira algumas características que atualmente confirmam isso:

  • Inserção de dados em controles manuais, como planilhas que não atendem demandas específicas;
  • Falta de integração entre os dados, o que demanda mais esforços dos colaboradores da área sempre que precisam de determinados documentos e informações;
  • Armazenamento em planilhas sem mecanismos de segurança, fazendo com que problemas em equipamentos e outras formas de extravio ocasionem a perda de informações valiosas;
  • Falta de relatórios automáticos que contribuam para uma tomada de decisão ágil e assertiva;
  • Conteúdos descentralizados e desorganizados;
  • Pouco controle da localização de documentos e informações;
  • Sistemas sem suporte. Ou seja, no caso de problemas com documentos e dados, não há profissionais especializados a quem recorrer;
  • Processos operacionais lentos e altamente burocráticos.

Se você identificou algumas das características citadas nos Recursos Humanos de sua empresa, provavelmente seja a hora de a gestão repensar os processos do setor e inovar as estratégias. Do contrário, na realidade corporativa atual, a organização tende a estagnar e até mesmo a perder talentos. E, com eles, o diferencial competitivo e os bons resultados.

 

Como a solução de  Enterprise Content Management (ECM) pode ajudar neste cenário?

Entendemos que é preciso buscar formas de otimizar os processos do RH e o Enterprise Content Management (ECM) pode ser decisivo em sua empresa.

 

O ECM é uma tecnologia que permite às empresas organizarem e armazenarem documentos e ativos digitais com total segurança. Além disso, o software que é modular, porém totalmente integrado, facilita a  localização, recuperação e compartilhamento dos arquivos.

 

Todos os processos são feitos no ambiente digital para facilitar o controle e acesso às informações das empresas, de forma rápida, organizada e segura.

 

O armazenamento, 100% na nuvem, permite o acesso eletrônico e seguro aos documentos essenciais para o cumprimento da legislação brasileira, assim como dados valiosos para os processos do RH. Entre eles estão folhas de pagamento, documentos obrigatórios de colaboradores e documentação comprobatória de terceiros. Além disso, são atendidas as exigências da Lei Sarbanes Oxley (SOX), com garantia de aderência à legislação.

 

Vantagens da implementação do ECM

Como você viu, o ECM é capaz de realizar uma série de processos essenciais para a gestão e controle de documentos do RH de uma organização. Veja agora algumas vantagens práticas para o dia a dia do setor:

    1) Digitalização de documentos

Um dos primeiros passos de uma empresa rumo à transformação digital deve ser por meio da digitalização de documentos. Segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, um funcionário pode perder aproximadamente 36 minutos no dia procurando informações. Isso equivale a 7,5% do tempo de expediente.

 

Em uma realidade, a agilidade e otimização de processos é cada vez mais importante, pode-se dizer que documentos em papel estão com os dias contados.

 

Neste sentido, o ECM contribui exatamente para isso. Com sua utilização, o setor de RH reduz de forma drástica a geração de documentos em papel, já que toda a tramitação da informação pode ser realizada em ambiente digital.

    2) Assertividade nos processos

Sempre que inserem dados em um controle manual, os profissionais de RH estão suscetíveis ao erro. Isso pode acontecer desde a montagem de uma fórmula, conta ou célula, já que as planilhas não foram desenvolvidas para essa finalidade. Assim sendo, as ferramentas não são programadas para atender necessidades específicas, como por exemplo, controlar férias.

 

Ao utilizar o ECM, a possibilidade de erro se torna praticamente nula, já que a solução é desenvolvida com fórmulas já montadas dentro da própria plataforma, de maneira com que os profissionais não precisem realizar trabalhos manuais. Logo,, tanto a assertividade quanto a produtividade aumentam significativamente.

   3) Praticidade e instantaneidade

Ao contrário das planilhas, em que os profissionais de Recursos Humanos precisam cruzar informações, conferir e digitar dado por dado, a solução de ECM permite que todas essas tarefas sejam rápidas, otimizando tempo e esforços.

 

A praticidade, nesse caso, aumenta ainda mais porque a solução é customizada segundo as necessidades de cada empresa, possibilitando a criação de campos personalizados.

E mais, consultas a dados que até então comprometiam o tempo dos profissionais em um ambiente manual, tornam-se instantâneas, sendo possível, inclusive, gerar relatórios sem a necessidade de esforços.

   4) Integração de dados

Ainda é comum encontrar empresas onde as ferramentas internas de gestão não se integram e servem apenas para organizar tarefas pertinentes a cada colaborador ou equipe. Porém, em um ambiente onde as decisões devem ser tomadas de forma cada vez mais rápida, isso se tornou um problema.

 

Desse modo, uma grande vantagem do ECM para o RH é a possibilidade de integração entre os módulos. Isto é, o software do ponto migra automaticamente as informações à base de dados da folha de pagamento, bem como as horas extras, faltas, entre outros.

  5) Atende políticas de BYOD

BYOD, sigla em inglês para Bring Your Own Device, ou "traga seu próprio dispositivo", é uma tendência no ambiente corporativo, desde a explosão do mobile.

 

Organizações que  proporcionam ao RH uma solução de ECM contribuem para a prática, com isso, os colaboradores conseguem cuidar de processos importantes de qualquer lugar, com toda a segurança.

A tecnologia, implantada de forma personalizada e efetiva, pode auxiliar os departamentos a obterem mais tempo para visão estratégica e a partir de dados, podem ser mais eficientes em suas decisões e planos a curto, médio e longo prazo.

 

A TIVIT é líder na oferta de soluções para preparação, gerenciamento eletrônico e guarda física e eletrônica de documentos. Oferecemos os serviços de ECM que sua empresa precisa de forma personalizada, com todo gerenciamento de documentos, por meio de um serviço completo e dedicado.  Além de melhores práticas na gestão documental com controle total do processo, do início ao fim.

Quer saber mais sobre como nossa solução pode contribuir para o setor de Recursos Humanos de sua organização? Então entre em contato agora mesmo com um de nossos especialistas!

 

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