Gestão de crises nas empresas: o guia completo sobre o assunto

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Outubro 07, 2021

Gestão de crises nas empresas: o guia completo sobre o assunto

  Gestão

A gestão de crises é uma atividade indispensável para as empresas que pretendem manter a sua reputação no mercado e ter menos prejuízos financeiros. Esse procedimento não precisa iniciar apenas quando o negócio já estiver enfrentando dificuldades enormes para gerar lucros, ele deve fazer parte da cultura organizacional. Existem diversos mecanismos que podem ser utilizados periodicamente para evitar problemas.

Essas etapas vão ajudar os gerentes a identificar riscos e possíveis crises para atuar na prevenção. Elas são capazes de atenuar problemas futuros que afetariam a empresa e também de preparar os gestores para o seu enfrentamento. Os imprevistos, os conflitos e os acidentes podem causar danos irreversíveis se não forem bem gerenciados.

Neste conteúdo, vamos explicar como é importante realizar a gestão de crises nas empresas e como o planejamento tem um papel fundamental nesse enfrentamento a situações adversas. Além disso, vamos mostrar quais são as etapas que não podem ficar de fora desse processo, como, por exemplo, delegação de tarefas, plano de enfrentamento, otimização de recursos etc.

Quer saber como a gestão de crises pode ser customizada? Acompanhe a leitura!

Saiba como é importante realizar a gestão de crises nas empresas

O gerenciamento de crises é um método usado com o objetivo de lidar com problemas que poderão causar danos severos às organizações. Trata-se de uma forma de se prevenir contra todos os tipos de situações que podem afetar o universo corporativo e de preparar a organização para lidar com momentos adversos.

Identificação de sinais

A metodologia engloba um conjunto de ações e estratégias que visam eliminar ou diminuir eventuais efeitos de uma crise econômica ou dos danos causados à imagem da empresa. A gestão de crise requer um trabalho conjunto dos times depois de identificar sinais que alertam sobre a chegada de problemas mais sérios.

A gestão de crises é fundamental para reconquistar a confiança dos colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes em uma instituição. Ela é crucial para manter as atividades e garantir o futuro da organização. Uma crise, geralmente, decorre de acontecimentos graves e incomuns que causam impactos negativos e originam enormes prejuízos para os negócios.

Respostas efetivas

As crises colocam em vida a segurança e o bem-estar dos colaboradores de uma organização. Por isso, as empresas precisam se preparar para dar respostas efetivas e rápidas, assim que as possibilidades de perdas forem percebidas pelos gestores. Uma empresa pode ser afetada de várias maneiras, razão pela qual é importante conhecer as principais causas de prejuízos.

A crise financeira ou econômica é a mais conhecida e acontece em virtude de reduções significativas no negócio. Por exemplo, quando há mais oferta do que procura, os lucros diminuem e o capital de giro pode ser insuficiente para o equilíbrio das contas. Já as falhas estruturais estão relacionadas aos defeitos em estruturas ou equipamentos e podem originar altas indenizações.

Segurança das informações

O vazamento de dados sensíveis abala a credibilidade do negócio e o coloca em grande risco de sofrer com uma crise severa. Na atualidade, os ataques virtuais realizados por cibercriminosos têm sido a causa de perdas financeiras elevadas para as instituições. A gestão de crise pode evitar essas ocorrências e manter a segurança das informações.

Organizações de pequeno, médio e grande porte de todos os segmentos do mercado estão suscetíveis ao enfrentamento de crises. Um plano de gerenciamento é muito importante para evitar que as empresas enfrentem problemas sérios. Esse planejamento precisa iniciar antes do surgimento de uma adversidade para prevenir as suas consequências.

Mitigação dos impactos

O gerenciamento eficaz de uma crise traz uma série de benefícios para as empresas. A atividade permite uma ação rápida e eficaz, mitiga os impactos do ocorrido externamente e internamente e preserva a imagem da empresa no mercado. Por outro lado, garante que problemas similares não se repitam, além de potencializar as chances de sobrevivência do negócio.

A gestão eficiente de crises impacta na prontidão e no alinhamento das equipes de trabalho, bem como demonstrar respeito com a sociedade, os clientes e outros stakeholders. O ambiente corporativo pode ser extremamente complexo, contudo, esse gerenciamento combate possíveis situações que levam as empresas a fecharem suas portas.

Criação de novas estratégias

A metodologia utilizada pela gestão de crises ajuda os gerentes a perceber como devem agir diante das tensões provocadas pelos problemas. Os gestores podem criar novas estratégias para serem adaptadas diante de um novo cenário e terão mais capacidade analítica diante de situações difíceis. Esses profissionais serão beneficiados pela tomada de decisão mais segura.

Com a gestão de crises, as empresas têm capacidade para continuar a produção em tempos de adversidades e a sua administração passa a ser mais controlada e efetiva. Os líderes encontram com mais facilidade as soluções para enfrentar as situações inesperadas e identificar os possíveis riscos com mais assertividade. Consequentemente, as ameaças cibernéticas são superadas mais rapidamente.

Confira as etapas que não podem ficar de fora desse processo

O primeiro passo para ter uma gestão de crise eficiente é realizar um mapeamento completo dos riscos que envolvem o contexto da organização. O profissional responsável deve levantar o histórico da empresa e avaliar os problemas que podem gerar danos. Veja a seguir as demais etapas essenciais para realizar esse processo!

Delegação de tarefas

A delegação de tarefas é um poderoso instrumento que ajuda na organização da rotina, na gestão do tempo e no gerenciamento de crises. Os líderes precisam distribuir as tarefas de forma adequada para não acumular funções e acabar cometendo falhas devido à enorme carga de trabalho. O gestor precisa criar uma equipe alinhada e que seja capaz de gerar soluções.

A transferência de autoridade e de responsabilidade para execução de uma atividade permite delegar as situações rotineiras para os colaboradores. Dessa forma, o líder fica com as tarefas mais importantes que requerem criatividade e inovação. A delegação de tarefas é crucial para motivar os times e encontrar tempo para lidar com as dificuldades mais sérias.

Um bom líder sabe incumbir as atividades para motivar e enriquecer as funções de seus liderados, enquanto se preocupa com problemas graves e que podem desencadear uma crise. Delegar funções também aumenta o grau de iniciativa das equipes, desenvolve as aptidões específicas dos colaboradores e permite que eles contribuam com as suas habilidades.

Plano de enfrentamento

Um plano de enfrentamento é uma ferramenta que pode ser usada para o gerenciamento de crises. Ela serve somente para definir as ações a serem tomadas e oferece um grande suporte para os momentos difíceis. Esse planejamento deve ser feito levando em consideração alguns fatores. Os gestores precisam ponderar o que seria feito diante da queda de faturamento, por exemplo.

Outro ponto relevante a ser considerado é a possibilidade do principal fornecedor do negócio fechar as portas e a empresa necessitar de outro parceiro. Um problema comum, como a saída de um dos colaboradores mais antigos e que detém conhecimentos fundamentais para o funcionamento do negócio, é outro fator relevante que pode originar sérias dificuldades.

O plano de enfrentamento ajuda a lidar com essas situações que podem abalar as estruturas financeiras das empresas. Ele inclui um conjunto de ações que deverão ser adotadas diante de uma crise para diminuir os seus impactos negativos, verificar oportunidades de melhoria de reputação e imagem de uma organização. O documento vai ajudar a avaliar as estratégias do negócio.

Avaliação de riscos

Um processo de gerenciamento é necessário para mensurar os impactos causados pela crise no intuito de realinhar o posicionamento e reconquistar a confiança do público em geral. A gestão adequada avalia os perigos em potencial e cria métodos para ter mais controle das situações e agir com cautela e transparência diante das dificuldades.

O gerenciamento de crises realiza diagnósticos de acertos e erros com base em experiência e com o uso de tecnologias inovadoras. Por esse motivo, a atividade minimiza a possibilidade de crises futuras, repetição de erros e prejuízos irreparáveis. A administração dos efeitos de uma crise requer aprendizagem contínua para identificar e combater ameaças.

O levantamento dos riscos é crucial, bem como o diagnóstico de seus efeitos nas organizações. Esse procedimento permite a formulação de estratégias que podem ser aplicadas antes, durante e após a crise se instalar em uma empresa. Ele também transmite segurança, assertividade e transparência a todos os envolvidos com o empreendimento.

Otimização de recursos

A otimização de recursos, que deve fazer parte da cultura corporativa, é a potencialização dos processos produtivos de uma empresa com o objetivo de aumentar a eficiência dos times e elevar a lucratividade. A gestão de riscos pode utilizar os melhores recursos humanos, físicos, tecnológicos e financeiros de modo correto para diminuir perdas ao longo das atividades empresariais.

A correta aplicação dos recursos de uma empresa diminui custos e possibilita o corte de gastos para favorecer as finanças do negócio. A sua otimização produz melhora no desempenho da organização e torna as suas operações mais eficientes para o enfrentamento de uma crise. Isso é fundamental para ganhar competitividade e superar a concorrência.

Análise do contexto econômico

Uma etapa extremamente importante na gestão de crises é analisar o contexto econômico no qual a organização está inserida. Essa análise permite aos líderes se prepararem para possíveis cenários de crise, decorrentes de variáveis externas, e desenvolver a sua capacidade de manter a empresa funcionando diante de dificuldades. Os gestores poderão eliminar atividades desnecessárias que não agregam valor ao negócio.

A análise do contexto econômico realizada pela gestão de crises evita perdas, possibilita mais rapidez aos processos, aumenta a produtividade dos times e alinha os gastos com a eficiência. Um controle sobre os acontecimentos do mercado permite reestruturar as operações para impulsionar os lucros e diminuir os custos de maneira estratégica.

Uso de indicadores de desempenho

Utilizar métricas para medir a eficiência das ações é imprescindível em momentos de crise. Elas ajudarão os líderes a descobrir se estão no caminho certo e se as suas decisões são assertivas. O monitoramento inteligente desses indicadores deve ser realizado no mínimo uma vez por semana e os envolvidos no processo precisam receber feedbacks semanais.

Melhore a comunicação interna para impedir que a crise cause insegurança nos colaboradores. Crie e-mails com comunicações claras e objetivas para que todos fiquem cientes da real situação da empresa e cooperem para melhorar os resultados. Informe os novos procedimentos, faça reuniões com os profissionais e forneça os esclarecimentos para as suas dúvidas.

Criação de um comitê de crise

Após a identificação dos riscos que poderão afetar a empresa e o mapeamento de todos os processos, o gestor de crises precisa criar um comitê com profissionais que se responsabilizarão pelo gerenciamento. Os líderes devem se colocar na linha de frente desse processo e estabelecer representantes para os setores da organização.

Esses representantes dos departamentos do negócio serão responsáveis por lidar com as situações adversas que atingirem os seus setores. Eles transmitirão as informações para os times e deverão manter os demais engajados com as novas estratégias. A gestão de crises pode modificar as rotinas de forma geral em áreas específicas ou em toda a empresa.

Elaboração de novos métodos

Depois da criação do comitê de crise, os gestores precisam elaborar os novos métodos que deverão ser aplicados em cada situação problemática. Essa etapa inclui o estabelecimento de ações e o treinamento dos representantes responsáveis pelos times. Ela requer uma análise para averiguar a melhor forma de transmitir as informações para os colaboradores, a imprensa e o público.

Os novos métodos ajudarão a empresa a contornar a dificuldade da melhor forma e a se preparar para atuar diante das situações de crise. As orientações dessa etapa devem ser seguidas para diminuir as chances de erros e evitar o comprometimento do gerenciamento de crises, já que envolve questões práticas e trata de colocar em ação os planejamentos realizados.

Veja como uma assessoria profissional minimiza a chance de erros

A gestão de crises é uma das atividades realizadas por uma assessoria profissional, que abarca estratégias de comunicação para minimizar ou eliminar os efeitos negativos causados a uma empresa por vários tipos de problemas externos ou internos. Ela pode evitar que a imagem da marca seja atacada nas redes sociais, por exemplo. Observe abaixo outras vantagens desse serviço!

Recuperação de ambientes

No decorrer dos últimos anos foram efetuados muitos melhoramentos para a consolidação das tecnologias, servidores, virtualização de dispositivos de armazenamento, distribuição de processamento da CPU etc. No entanto, ainda existem muitos riscos para as informações que são manipuladas, armazenadas e lançadas nas infraestruturas informatizadas ou virtualizadas. A assessoria profissional reduz significativamente as chances de contratempos.

As empresas trabalham com uma enorme quantidade de dados sensíveis e críticos que normalmente ficam salvos em um sistema. Um ataque virtual pode levar à perda de acesso aos ambientes, arquivos deletados ou sequestrados para exigência de resgates, documentos corrompidos em sistemas de armazenamento ou falhas de aplicações pela ação de vírus e muito mais.

A assessoria profissional minimiza as possibilidades de perda das informações e facilita a recuperação de ambientes que sofrerão a ação de hackers. Os profissionais especializados são experientes para recuperar dados perdidos e para criar um conjunto completo de ferramentas que vão proteger e manter a segurança da informação em uma empresa.

Proteção contra ataques virtuais

Em apenas algumas horas a avaliação sobre um desastre virtual é realizada para identificar de onde surgiu a ameaça e aplicar a proteção necessária para impedir novos ataques. A assessoria recupera todos os dados utilizando recursos próprios e serviços exclusivos de recuperação, pois os seus colaboradores são capacitados para solucionar esse tipo de situação. 

Com uma assessoria profissional, os sistemas, os aplicativos, os softwares e as soluções tecnológicas estarão protegidos contra ataques virtuais, falhas elétricas não planejadas, malwares, corrompimentos e exclusões acidentais. Os serviços podem incluir a realização de backups automáticos para recuperações abrangentes e redução de perda de tempo em função da inatividade dos sistemas ou sequestro das informações.

A assessoria profissional vai preparar a infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI) para que esteja de acordo com os requisitos de conformidade regulamentar e com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais LGPD nº 13.709/2018. Ela terá a solução ideal para ajudar a sua empresa a realizar a gestão de crise com mais segurança e efetividade.

Simulações de ataques

Os profissionais especializados estão habituados a realizar simulações utilizando técnicas de ataque real. Durante a simulação de violação, os métodos precisam ser reais para a validação dos controles de cibersegurança, embora os dados corporativos não sejam realmente expostos durante os testes. A assessoria profissional utiliza as metodologias já aplicadas pelos hackers e incluem novos métodos futuros para impedir invasões.

Vale destacar que os especialistas serão responsáveis por simular continuamente os ataques virtuais. Eles farão incessantemente simulações relevantes e atualizadas para superar novos métodos de violação que podem surgir dia após dia. Com isso, a segurança das informações estará validada e possíveis crises decorrentes de invasões serão evitadas.

A invasão de um sistema é altamente impactante para uma empresa que pode ter todas as suas atividades paralisadas em virtude da ação de alguém mal-intencionado. Os testes e as validações realizadas pela assessoria profissional são uma garantia de que os verdadeiros riscos não causarão problemas graves para os negócios e não impedirão os seus processos produtivos.

Disponibilidade dos serviços

A assessoria profissional vai auxiliar a empresa a escolher as soluções mais apropriadas para evitar crises, eliminar riscos e descobrir vulnerabilidades em seus ambientes informatizados. Os seus trabalhos manterão a disponibilidade dos sistemas e serviços para não interferir na experiência do cliente ou causar insatisfação ao público. Em decorrência disso, a produtividade das equipes aumentará.

Os profissionais especializados podem orientar a mudança para um modelo mais proativo de prevenção de riscos que oferece insights valiosos. Essas informações e inovações poderão ser usadas para evitar ameaças, obter relatórios históricos sobre as simulações realizadas e perceber focos específicos que merecem atenção. Soluções personalizadas ajudam as empresas a trabalhar com segurança em relação aos seus ativos críticos.

Análise forense

Os ataques digitais mais recentes envolvem o vazamento de dados no cenário empresarial que gera prejuízos enormes para as organizações. A análise forense, conhecida também de computação forense, consiste na aplicação de técnicas para a investigação científica de crimes e ataques virtuais. Trata-se de uma ferramenta do Direito, na era da transformação digital, utilizada também para a gestão de crises.

A análise forense é uma das tendências atuais que abarca a identificação, o exame, a preservação e a avaliação de evidências digitais. A assessoria profissional usa processos validados para a apresentação dessa evidência em um órgão do Poder Judiciário para atender exigências legais. Os profissionais especializados utilizam as suas ferramentas para investigar ataques cibernéticos, ainda que a Justiça não esteja envolvida.

Esses especialistas em análise forense digital entram em ação se acontecer uma violação em ambiente virtual. Eles vão identificar o problema, localizar a sua fonte e recuperar as informações comprometidas. Para isso, a assessoria profissional pode usar vários modelos de processo para proceder durante a busca e coleta de evidências, que segue algumas etapas.

Coleta de evidências digitais

A coleta de evidências digitais pode envolver a avaliação de ativos físicos, como, por exemplo, discos rígidos, telefones, computadores etc. A assessoria profissional terá o cuidado necessário para que os dados estejam seguros e não sejam danificados. Os profissionais especializados podem gravar a mídia de armazenamento para utilizá-la em seu estado original como referência.

Durante o exame das evidências são utilizados vários métodos para a identificação e extração de dados. Nessa etapa do trabalho, os profissionais especializados tomam decisões importantes ao trabalhar com sistemas ativos ou inativos. Eles verificam quais informações individuais são relevantes para cada situação, principalmente se houver mandado judicial envolvido para a solução de demandas judiciais.

Já a análise dos dados coletados será utilizada ​​para comprovar o que realmente aconteceu com a infraestrutura de TI da empresa. A assessoria profissional conseguirá determinar quem criou determinado arquivo, de que maneira isso ocorreu, como ele foi editado e quando as ações foram realizadas. As respostas servirão para solucionar os casos e minimizar os efeitos de desastres virtuais.

Ferramentas forenses digitais

Os profissionais especializados que realizam a análise forense digital têm à sua disposição uma variedade de ferramentas. Os parceiros utilizam um kit com um programa que pode acelerar o exame de informações de banco de dados mais ferramentas de código aberto, como, por exemplo, sniffer de pacotes Wireshark ou ainda plataformas de software com múltiplas funções e capacidades de relatórios inteligentes.

Enfim, este é o guia completo sobre gestão de crises nas empresas! Saiba que esse gerenciamento pode ser customizado de acordo com as necessidades da sua empresa. A TIVIT é uma empresa multinacional brasileira que oferece soluções tecnológicas que impactam nos negócios e respostas personalizadas, que favorecem o sucesso de suas parceiras.

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