TIVIT LATAM BLOG

Últimas Publicaciones

Populares

Búsqueda por categoría
Rubens Bessan
Por
junio 13, 2019

DESAFÍOS DEL RR.HH. Y LA ADOPCIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT)

desafios-do-rh

El creciente cambio y modernización en la gestión empresarial han hecho que el sector de los Recursos Humanos también se reinvente. Esta área, inclusive, ya hace parte de las decisiones estratégicas de muchas organizaciones.

Sin embargo, a pesar de las buenas noticias para los profesionales, el RH todavía enfrenta una serie de desafíos. Entre ellos están la alta burocracia y el bajo uso de recursos tecnológicos que pueden ayudar a superarlos. En este escenario, una solución que puede optimizar de forma significativa las operaciones de los Recursos Humanos, es la tecnología de ECM (Enterprise Content Management) de TIVIT.

 

Desburocratización del RH: un desafío a ser superado

Por más que los Recursos Humanos hayan alcanzado el estatus de sector estratégico, en muchas organizaciones todavía faltan herramientas para que eso sea, de hecho, para que sea puesto en práctica. 

Hoy los recursos tecnológicos auxilian en la desburocratización del sector, resolviendo problemas de organización, volumen y seguridad de documentos físicos por medio de la digitalización.

Esto se vuelve cada vez más esencial a medida que una empresa evoluciona y busca un crecimiento saludable.

 

¿Quiere saber si su área de RH necesita modernizar sus procesos para colaborar de forma más efectiva con la gestión de desempeño de los colaboradores y, consecuentemente, con el éxito de la organización?

 

Entonces conozca algunas características que actualmente lo confirman:

  • Inserción de datos en controles manuales, como hojas de cálculo que no cumplen demandas específicas;
  • Falta de integración entre los datos, lo que demanda más esfuerzos de los colaboradores del área siempre que precisen determinados documentos e informaciones;
  • Almacenamiento en planillas sin mecanismos de seguridad, haciendo que problemas en equipos y otras formas de extravío ocasionen la pérdida de informaciones valiosas;
  • Falta de informes automáticos que contribuyan a una toma de decisión ágil y asertiva
  • Contenidos descentralizados y desorganizados;
  • Poco control en la ubicación de documentos e informes;
  • Sistemas sin soporte. Es decir, en el caso de problemas con documentos y datos, no hay profesionales especializados a quienes recurrir;
  • Procesos operativos lentos y altamente burocráticos.

 

Si usted identificó a su área de Recursos Humanos con algunas de las características citadas, probablemente sea el momento de que la gestión repensar los procesos del sector e innovar las estrategias. De lo contrario, en la realidad corporativa actual, la organización tiende a estancarse e incluso, a perder talentos. Y, con ellos, el diferencial competitivo y los buenos resultados.

 

¿Cómo la solución Enterprise Content Management (ECM) puede ayudar en este escenario?

Entendemos que es necesario buscar formas de optimizar los procesos de RH y el Enterprise Content Management (ECM) puede ser decisivo en su empresa.

 

El ECM es una tecnología que permite a las empresas organizar y almacenar documentos y activos digitales con total seguridad. Además, el software que es modular, pero totalmente integrado, facilita la localización, la recuperación y el intercambio de archivos.

 

Todos los procesos se realizan en el entorno digital para facilitar el control y el acceso a la información de las empresas, de forma rápida, organizada y segura.

 

El almacenamiento, 100% en la nube, permite el acceso electrónico y seguro a los documentos esenciales para el cumplimiento de la legislación local, así como datos valiosos para los procesos del RH. Entre ellos están hojas de pago, documentos obligatorios de colaboradores y documentación comprobatoria de terceros. Además, se cumplen las exigencias de la Ley Sarbanes Oxley (SOX), con garantía de adherencia a la legislación.

 

Ventajas de la implementación del ECM

Como usted ha visto, el ECM es capaz de realizar una serie de procesos esenciales para la gestión y control de documentos de RRHH de una organización. Vea ahora algunas ventajas prácticas para el día a día del sector:

 

    1) Digitalización de documentos

 

Uno de los primeros pasos de una empresa hacia la transformación digital debe ser a través de la digitalización de documentos. Según la Asociación Brasileña de Gestión de Documentos, un empleado puede perder aproximadamente 36 minutos al día buscando información. Esto equivale al 7,5% del tiempo de trabajo.

 

En una realidad, la agilidad y optimización de procesos es cada vez más importante, se puede decir que documentos en papel están con los días contados.

En este sentido, el ECM contribuye exactamente a ello. Con su utilización, el sector de RH reduce de forma drástica la generación de documentos en papel, ya que toda la tramitación de la información puede ser realizada en ambiente digital.

 

   2) Asertividad en los procesos.

 

Siempre que digite datos en un manual de control, los profesionales de RH son sugestivos al error. Esto puede terminar desde una digitación errónea en una formula, omitiendo información relevante para la organización. Esta herramienta no es programada para atender necesidades específicas, como por ejemplo, control de vacaciones.

 

A partir del ECM, las posibilidades de funcionamiento se ajustan principalmente a la práctica, a la solución y el desarrollo de las herramientas y las funciones de la plataforma, de la mano de los empleados y de las funciones que no son necesarias para realizar tareas manuales. Logo, tanto una asertividad como una productividad mejorada.

 

   3) Practicidad e instantaneidad

 

A diferencia de las planillas, en las que los profesionales de Recursos Humanos necesitan cruzar informaciones, ver y escribir dato por dato, la solución de ECM permite que todas esas tareas sean rápidas, optimizando el tiempo y los esfuerzos.

 

La practicidad, en ese caso, aumenta aún más porque la solución es personalizada según las necesidades de cada empresa, posibilitando la creación de campos personalizados. Y más, consultas a datos que hasta entonces comprometían el tiempo de los profesionales en un ambiente manual, se tornan instantáneas, siendo posible, incluso, generar informes sin la necesidad de esfuerzos.

 

   4) Integración de datos

 

Aún es común encontrar empresas donde las herramientas internas de gestión no se integran y sirven sólo para organizar tareas pertinentes a cada colaborador o equipo. Sin embargo, en un ambiente donde las decisiones deben tomarse de forma cada vez más rápida, esto se ha convertido en un problema.

 

De este modo, una gran ventaja del ECM para el RH es la posibilidad de integración entre los módulos. Es decir, el software del punto migra automáticamente la información a la base de datos de la nómina, así como las horas extra, faltas, entre otros.

 

   5) Atiende políticas de BYOD

 

BYOD, por sus siglas en inglés para Bring Your Own Device, o "traiga su propio dispositivo", es una tendencia en el ambiente corporativo, desde la explosión del móvil.

 

Las organizaciones que proporcionan al RR.HH. una solución de ECM contribuyen a la práctica, con lo que los colaboradores logran cuidar de procesos importantes desde cualquier lugar, con toda seguridad.

La tecnología, implantada de forma personalizada y efectiva, puede ayudar a los departamentos a obtener más tiempo para la visión estratégica ya partir de datos, pueden ser más eficientes en sus decisiones y planes a corto, mediano y largo plazo.

 

TIVIT es líder en la oferta de soluciones para preparación, gestión electrónica y seguridad física y electrónica de documentos. Ofrecemos los servicios de ECM que su empresa necesita de forma personalizada, con toda la gestión de documentos, a través de un servicio completo y dedicado. Además de las mejores prácticas en la gestión documental con control total del proceso, de principio a fin.

 

¿Quieres saber más sobre cómo nuestra solución puede contribuir al sector de Recursos Humanos de su organización? ¡Entonces entre en contacto ahora mismo con uno de nuestros especialistas!

 

Nova call to action

Recibir noticias

Nova call to action
Nova call to action