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Rubens Bessan
Por
enero 23, 2020

Ventajas de la información: ECM hace que las empresas sean más inteligentes

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El acceso rápido a la información es uno de los principales diferenciales competitivos en el escenario actual. En este sentido, almacenar documentos en archivos y carpetas no es la mejor estrategia. Los papeles no son muy funcionales y seguros, además de ocupar espacio y hacer que los procesos consuman mucho tiempo. La digitalización de documentos con la ayuda de la tecnología, a su vez, es una solución que hace que las empresas sean más inteligentes en relación con la ejecución de tareas, la productividad y la gobernabilidad.

 

Por medio de servicios cómo Enterprise Content Management (ECM), las empresas cuentan con un inventario permanente y organizado de documentos legales, administrativos, de apoyo y de gestión de personal. Además, es posible integrarse con la nómina, automatizar la contabilización de facturas, gestionar los procesos de financiación y otros recursos. 

 

El resultado es una información estructurada y organizada, que hace que las empresas sean más inteligentes en relación con la gestión de contenidos. Esto se refleja directamente en mejores resultados.

 

¿Hasta qué punto las empresas actuales cumplen los criterios de una empresa inteligente?

Para aquellos que tienen dudas sobre el concepto, una empresa inteligente es la que mejor aprovecha la unión entre los entornos físicos y virtuales. Los objetivos incluyen la optimización de los procesos, la adquisición de conocimientos para ofrecer mejores experiencias, el aumento de la eficiencia operativa y la preparación del terreno para nuevos modelos de negocio. 

 

Una característica común entre estas organizaciones es el uso de soluciones tecnológicas para el almacenamiento, la organización, la movilidad, el acceso rápido y la gestión de la información de forma más eficiente. Con esto en mente, las empresas que no son conscientes de los cambios relacionados con la gestión de contenidos, el análisis de datos, la automatización de procesos y la innovación tecnológica pueden estar condenadas al fracaso.

 

¿Cómo aporta el Enterprise Content Management mayor inteligencia a las empresas?

Para que una compañía sea más inteligente a través de la tecnología, primero debe centrarse en "la base". Es decir, debe crear medidas para optimizar sus procesos internos. Escanear documentos es una de ellas. La estrategia promueve la minimización del trabajo manual y, al mismo tiempo, la organización, estandarización y centralización de contenidos. 

 

Eso es exactamente lo que el Enterprise Content Management de TIVIT ofrece al negocio. La solución resuelve todos los retos de Recursos Humanos y de otros sectores, además de proporcionar herramientas que automatizan las tareas y garantizan la seguridad de todo el proceso. 

 

Esto permite a los directivos disponer de más tiempo para la visión estratégica y, a partir de los datos, obtener una toma de decisiones más asertiva a corto, medio y largo plazo. Entre las ventajas principales de ECM para administración de documentos están:

  • Procesos realizados al 100% en el entorno digital, con el fin de facilitar el control y acceso a la información, de forma organizada, rápida y segura; 
  • Software modular pero totalmente integrado que facilita la búsqueda, recuperación y uso compartido de archivos; 
  • Ahorro de tiempo de los equipos; 
  • Reducción de costes operativos; 
  • Optimización de la eficiencia en la búsqueda, uso y flujo de documentos; 
  • Almacenamiento en la nube, que permite el acceso electrónico y seguro a documentos esenciales para el cumplimiento de la legislación brasileña, así como datos valiosos para los procesos burocráticos.

TIVIT es una de las empresas referentes en el mercado de soluciones ECM, con importantes resultados cómo:

  • 700 clientes en los más diversos segmentos; 
  • 300 millones de imágenes almacenadas; 
  • 1,5 millones de cajas almacenadas en más de 40 mil metros cuadrados de espacio físico 

Para saber más sobre la solución y cómo puede ayudar a su negocio, haga clic aquí y conozca todas las características y beneficios.

 

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